Fachbereiche



Externe Links:

Bundesvereinigung deutscher Musikverbände e.V.

Landesmusikrat Niedersachsen e.V.

Willkommen auf den Webseiten des NMV


Aktuelles:

Spielregeln zur Unterlagenführung und Bezuschussung von Lehrgangsmaßnahmen im NMV

Veröffentlicht von Ralf Drossner (ralf_drossner) am 24.09.2019
Startseite >>
Der NMV und seine Kreisverbände erhalten für die Durchführung von Schulungsmaßnahmen eine finanzielle Unterstützung des Landesmusikrates (LMR) und des Ministeriums für Wissenschaft und Kultur (MWK). Die Planung, Durchführung und Dokumentation der Schulungsmaßnahmen ist vertraglich geregelt und deshalb ist die Einhaltung der so verabredeten Spielregeln unumgänglich.
Mit den nachstehend aufgezeigten Themen und Planungshilfen werden die bei der Durchführung und Abrechnung zu beachtenden Punkte aufgezeigt.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
Grundsätzlich kann jede Maßnahme mit Ausbildungscharakter bezuschusst werden. In der Regel sind das Maßnahmen für Kreis- und Landesorchester, für Vorstände und Multiplikatoren, E-, D- und C-Lehrgänge und instrumentale Workshops.
Neben dem NMV sind in der Regel die Kreisverbände die Ausrichter von Maßnahmen. In Regionen ohne Kreisverband können auch Vereine die Maßnahmen in ihren Regionen durchführen. Nicht bezuschusst werden Maßnahmen für nur einen Verein oder Maßnahmen zur Vorbereitung von Konzerten der Vereine. Eine Ausnahme bilden hier prüfungsrelevante Lehrgänge, wie z.B. E- u. D1-Lehrgänge.
Für jede Maßnahme wird vorab eine Ausschreibung erstellt und damit die Rahmenbedingungen beschrieben. Beginn und Ende der Maßnahme und die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben liegen in einem Kalenderjahr. Auch für Maßnahmen ohne Zuschussbedarfe wird dem Landesschatzmeister eine Teilnehmerliste vorgelegt. Für Maßnahmen mit täglich mehr als 8 Unterrichtseinheiten können auch Verpflegungsanteile abgerechnet werden.
Nach der Durchführung wird dem Landesschatzmeister eine Abrechnung mit Originalunterlagen im Postversand zur Verfügung gestellt.
Abrechnungsfähige Unterlagen bestehen mindestens aus Ausschreibung, Kassenbelegübersichten mit allen zugehörigen Einnahmen und Ausgaben, Honorarbelegen, Teilnehmerlisten oder sonstigen Kostenbelegen für Raummieten, Noten, usw.. Die erforderlichen Dokumente stehen auf der Homepage des NMV. https://www.nds-musikverband.de/page/download.php
Der Landesschatzmeister nimmt die Unterlagen für die Beantragung von Zuschüssen bis ca. Mitte Dezember des Jahres entgegen. Zuschussbedarfe müssen nachgewiesen werden. Die Abrechnung und ggf. Bezuschussung erfolgt bis zum 24.12. des Jahres.
Die Höhe der Zuschüsse ist abhängig von der Summe der Teilnehmer im NMV im Geschäftsjahr. Bei nachgewiesenen Zuschussbedarfen sind in der Regel folgende Zuschüsse je Teilnehmer und Maßnahme möglich:
Folgende Punkte sind in der Unterlagenführung besonders zu berücksichtigen:
  1. Die Planung und Beantragung der Landesmittel (Weiterleitungsmittel) erfolgt durch den Landesschatzmeister im November des Vorjahres. Planungsgrundlagen sind dabei die Ergebnisse der Vorjahre, deshalb brauchen Kreisverbände und Vereine hier noch nicht tätig zu werden.
  2. Für jede Maßnahme wird eine detaillierte Ausschreibung erstellt. Der Unterrichtscharakter muss aus der Ausschreibung selbsterklärend hervor gehen. Maßnahmenbeginn und Maßnahmenende liegen in der Regel im Zeitraum von Anfang Januar bis maximal 20.12. des Jahres. Im Einladungstext wird auf die Förderung durch Zuschüsse des MWK/LMR hingewiesen.
  3. Die Ausschreibungen sollten Ralf Bohmann und Karl-Heinz Ast für ihre jeweiligen Aufgabenbereiche frühzeitig und per E-Mail erhalten. Ralf Bohmann wird die Ausschreibung auf der Homepage des NMV veröffentlichen und die ggf. zuständigen Landesmusikdirektoren werden informiert.
  4. Für die prüfungsrelevanten Lehrgänge im D- und C-Bereich werden Landesprüfer eingesetzt.
  5. Um die Transparenz zu erhöhen, sollten alle zur Maßnahme gehörenden Einnahmen und Ausgaben über ein Konto des Ausrichters abgewickelt werden. Handkassen und Barauszahlungen sind zu vermeiden.
  6. In den Ausschreibungen werden das Datum und die täglich vorgesehenen Beginn- und Endezeiten als Plan vorgegeben. Ggf. erforderliche Abweichungen werden mit den Teilnehmerlisten dokumentiert. Die Ausrichter sind in ihrer Stundenplanung frei. Es werden jedoch möglichst anrechnungsfähige Lehrgangstage gebildet. Ein Lehrgangstag entsteht bei einer Dauer von mindestens 300 Minuten, in der Regel also mindestens 6 x 45 Minuten als Unterrichtseinheiten und zusätzlich zwei Pausen. Ein Lehrgangstag darf maximal 10 Unterrichtseinheiten zu je 45 Minuten beinhalten.
  7. In der Regel werden Maßnahmen innerhalb eines Jahres durchgeführt, abgerechnet und bezuschusst. Sollte eine Maßnahme aber über das Jahresende hinaus durchgeführt werden, ist zuvor die Kassenabwicklung mit dem Landesschatzmeister abzusprechen. Mindestens müssen Einnahmen und Ausgaben in den kassenwirksamen Abrechnungen auf die Geschäftsjahre aufgeteilt sein.
  8. Teilnehmerbeiträge müssen mehr als 10% der zuschussfähigen Gesamtkosten des Lehrganges betragen.
  9. Bezuschusst werden Lehrgänge ab einer Größenordnung von 10 Teilnehmern. Ist in besonderen Fällen bereits vor Lehrgangsbeginn erkennbar, dass die erforderliche Anzahl von 10 Teilnehmern nicht erreicht wird, kann vor Lehrgangsbeginn über den Landesschatzmeister eine Ausnahmegenehmigung für die Gewährung von Zuschüssen beantragt werden.
  10. Probentage von nur einem Ensemble der Musikvereine oder Musikverbände oder Probentage die ausschließlich zur Vorbereitung von Konzerten dienen, können nicht berücksichtigt werden.
  11. Bei gemeinsamer Durchführung können prüfungsrelevante Lehrgänge D1/D2/D3 auch in einer Abrechnung vorgelegt werden. Belege zu Einnahmen und Ausgaben brauchen dann nicht mehr aufgeschlüsselt werden. Insbesondere die Abrechnung mit den Dozenten wird dadurch vereinfacht. Für die Zuschussverteilung je Teilnehmer werden dann die Teilnehmerlisten und Prüfungsübersichten genutzt.
  12. Während des Lehrganges wird eine Teilnehmerliste geführt. Ein entsprechendes Muster ist in der Homepage des NMV hinterlegt. Zusammenhängende Tage, z.B. ein Wochenende, sollten in einer Liste zusammengefasst werden. Mit den Einträgen im Kopf der Teilnehmerlisten werden die Aktivitäten eindeutig beschrieben: Name, Ort, Art, mit Datum und zeitlichem Umfang mit Uhrzeiten für Beginn und Ende je Tag. Die Teilnehmer unterschreiben eigenhändig. Die Spalte Teilnehmertage wird immer frei gelassen, da sie für die Abrechnung der Maßnahme für den Veranstalter nicht relevant sind. Dozenten werden nicht als Teilnehmer berücksichtigt und werden deshalb auch nicht in den Teilnehmerlisten geführt.
  13. Sollten die Ausrichter in Einzelfällen auf die Vergabe von Landeszuschüssen verzichten können, benötigt der NMV trotzdem die Ausschreibung und mindestens die Kopie einer Teilnehmerliste, denn der Zuschuss des Landes Niedersachsen wird auch entsprechend der Teilnehmertage auf die einzelnen Verbände aufgeteilt. Deshalb dürfen uns keine Teilnehmertage verloren gehen.
  14. Mit Abschluss des Lehrganges wird in der Regel eine Honorarabrechnung erfolgen. Das entsprechende Formular steht in der Homepage des NMV. Honorar-, Reise- und Übernachtungsabrechnungen der Lehrgangsleitungen, Dozenten, Prüfer und Helfer werden nur mit Originalen anerkannt. Für die betroffenen Personen sollte möglichst zum Schluss der Lehrgangsmaßnahme nur eine gesamthafte Honorarabrechnung erfolgen.
  15. Fahrtkosten können nur mit maximal 0,20 € je km und neu bis maximal 100 € je Fahrt abgerechnet werden. Bei Bahnfahrten wird 2. Klasse unterstellt und der Beleg muss beigefügt werden. Für Fahrten innerhalb eines Ortes werden laut Reisekostengesetz keine Fahrtkosten abgerechnet.
  16. In der Regel liegen zuschussfähige Honorare der Dozenten bei ca. 16 € bis 25 € je 45 Minuten.
  17. Für betreuendes Personal (Helfer/Aufsichten) können Honorare bis zu einer Höhe von 50% der Aufwendungen für Referenten / Lehrkräfte / Lehrgangsleitungen gezahlt werden, in der Regel also 8 € bis 10 € je Betreuungsstunde. Fahrtkosten der Betreuer können nicht berücksichtigt werden.
  18. Verpflegungskosten können nur geltend gemacht werden, wenn mehr als 8 Unterrichtseinheiten am Lehrgangstag geleistet wurden.
  19. Organisationskosten, z.B. Mieten für Probenräume, der Kauf von Noten oder auch die Miete und der Transport von Instrumenten, können in der Abrechnung berücksichtigt werden.
  20. Bürobedarfe, Kopien, Porto, usw. werden nicht bezuschusst und brauchen deshalb auch nicht vorgelegt und abgerechnet werden.
  21. Sind für die Maßnahmen Zuschüsse von Dritten beantragt oder bereits bewilligt worden, z.B. durch Firmen, Kontaktstellen oder Stiftungen, ist das zwingend bei der Abrechnung und Beantragung der Weiterleitungsmittel beim NMV anzugeben und in der Kassenbelegübersicht kenntlich zu machen. Spenden bleiben davon unberührt.
  22. Mit der möglichst zeitnahen Beantragung von Zuschüssen beim Landesschatzmeister werden Ausschreibung, Teilnehmerlisten, Honorarbelege, Rechnungen der Veranstaltungshäuser und Notenrechnungen im Original vorgelegt. Dem Zuschussantrag wird eine im Original unterschriebene Kassenbelegübersicht für jede Maßnahme beigefügt. Diese muss jede die Maßnahme betreffende Einnahme und Ausgabe selbsterklärend und eindeutig benennen. Alle Unterlagen müssen im Original vorgelegt werden, der Briefverkehr ist also erforderlich. Ggf. erst später vorliegende Einzelbelege können bis zum 14.12. des Jahres noch nachgereicht werden.
  23. Sofern möglich, erfolgt nach zeitnaher Prüfung eine sofortige Abschlagszahlung von ca. 75 % des möglichen Zuschussvolumens. Erst mit der Vorlage aller Maßnahmen im NMV wird der mögliche Gesamtzuschuss berechnet und eine Schlusszahlung getätigt.
  24. 24. Fristen!
    14.12. = Stichtag für den letztmöglichen Eingang der Unterlagen beim Landesschatzmeister.
_________________________________
Karl-Heinz Ast, Landesschatzmeister, 14.08.2019
Kontaktdaten:
Karl-Heinz Ast
Am Forsthaus 2d
49134 Wallenhorst
Tel.: 054076200
eMail: karl-heinz.ast@nds-musikverband.de

Zuletzt geändert am: 24.09.2019 um 08:04

Zurück